Wie man einen Email-Auswerte-Workflow mit N8N erstellt
Published on HivePostify by @achimmertens · Fri Jul 24 2026
Hallo zusammen,
hier in diesem von meinem Agenten und mir erstellten Artikel zeige ich, wie man einen einfachen Workflow mit N8N baut, der Standardaufgaben automatisiert.
Fertiger Workflow in N8N
Inhalt
- [Inhalt](#inhalt) - [Worum geht's?](#worum-gehts) - [Was ist N8N?](#was-ist-n8n) - [Installation von N8N](#installation-von-n8n) - [Der Workflow: E-Mail-Check mit KI-Unterstützung](#der-workflow-e-mail-check-mit-ki-unterstützung) - [Die Komponenten im Überblick](#die-komponenten-im-überblick) - [Der Workflow im Detail](#der-workflow-im-detail) - [1. E-Mail-Eingang (Trigger)](#1-e-mail-eingang-trigger) - [2. Datenaufbereitung](#2-datenaufbereitung) - [3. KI-gestützte Felder-Extraktion](#3-ki-gestützte-felder-extraktion) - [4. Die Prüf-Logik (Gutfall vs. Schlechtfall)](#4-die-prüf-logik-gutfall-vs-schlechtfall) - [5. Man in the Loop – Die finale E-Mail](#5-man-in-the-loop--die-finale-e-mail) - [Warum N8N?](#warum-n8n) - [Erweiterungsmöglichkeiten](#erweiterungsmöglichkeiten) - [Lessons Learned](#lessons-learned) - [Fazit](#fazit)
Worum geht's?
Ich habe von einem potentiellem Kunden (Rechtsanwalt) den Auftrag bekommen, einen E-Mail-Workflow zu automatisieren. Ziel: Eingehende Mails sollen automatisch geprüft werden, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Je nach Ergebnis wird eine vorbereitete E-Mail an den Kunden (Man in the Loop) geschickt, der dann eine Mailvorlage erhält mit dem entsprechendem Inhalt "Alles gut" oder "Hier fehlt was".
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Was ist N8N? N8N ist ein Open-Source-Workflow-Automatisierungstool, das es ermöglicht, verschiedene Dienste und APIs miteinander zu verbinden. Es bietet eine visuelle Oberfläche, in der man Workflows erstellen kann, die aus verschiedenen Nodes (vergleichbar mit Lego-Bausteinen) bestehen. Jeder Node führt eine bestimmte Aktion aus, z.B. E-Mails abrufen, Daten verarbeiten oder eine KI-Abfrage durchführen.
https://github.com/n8n-io/n8n
https://n8n.io/
https://youtu.be/sp8Ky4aM0Ik?si=8paV5tkIuXNUmQ7u
Installation von N8N
Ich habe N8N auf meinem Raspberry Pi 5 als Podman Container installiert.
bash N8N mit Podman installieren podman run -it --rm \ --name n8n \ -p 5678:5678 \ -v /.n8n:/home/node/.n8n \ n8nio/n8n
Danach erreicht man die Weboberfläche unter http://localhost:5678. Kein Cloud-Zwang, kein Abo – alles läuft auf deinem eigenen Server. (Man kann natürlich auch den Server hosten lassen, z.B. [hier](https://n8n.io/pricing/))
Der Workflow: E-Mail-Check mit KI-Unterstützung
Ich habe einen N8N-basierten Automatisierungs-Workflow gebaut, der:
1. Eingehende E-Mails abholt (per IMAP und/oder Datei-Import) 2. Mit einer KI die relevanten Felder erstellt 3. Automatisch prüft, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind 4. Je nach Ergebnis eine vorbereitete E-Mail an den Menschen zur Freigabe schickt
Die Komponenten im Überblick
[E-Mail-Postfach] ──→ [N8N IMAP-Trigger] ──→ [KI-Extraktion] ──→ [Prüf-Logik] │ ┌───────────────────────────┤ ▼ ▼ [Gutfall: Mail an Mensch] [Schlechtfall: Mail an Mensch]
Die Nodes lassen sich über das Plus Symbol hinzufügen. Jeder Node hat seine eigene Konfiguration, die man mit Doppelklick auf den Node öffnet. Dort wird die Schnittstelle und die Logik definiert. Der Workflow muss immer mit einem Trigger starten. Jedes Item hat einen Input (nur die Trigger haben keinen), eine Verarbeitung und einen Output. Dazu können Felder übergeben werden, die dann im nächsten Node weiterverarbeitet werden. Bei Credentials wird mit Klick auf das Bleistift-Symbol die Schnittstelle (hier zur Mailbox) definiert. Wenn die Verbindung erfolgreich war und eine Mail empfangen wurde, sehen die Felder z.B. so aus:
Der Workflow im Detail
1. E-Mail-Eingang (Trigger)
Mein Workflow hat zwei parallele Trigger, der eine dient aber nur zu Testzwecken, damit ich nicht immer eine Mail verschicken muss. Der andere ist der eigentliche Trigger, der auf neue Mails im Postfach wartet:
Ein E-Mail-Trigger (IMAP) überwacht ein Postfach. Sobald eine neue Mail eingeht, wird der Workflow ausgelöst. Ein Filter-Node prüft, ob die Mail überhaupt relevant ist (z.B. ob ein bestimmtes Stichwort im Betreff oder Text vorkommt).
2. Datenaufbereitung
Sobald eine Nachricht ankommt (egal ob Mail oder Datei), wird sie in ein einheitliches Format gebracht:
json { "quelle": "email", // oder "datei" "absender": "[email protected]", "betreff": "Meine Angaben", "inhalt": "Hallo, mein Name ist Max Mustermann..." }
Dieser Schritt ist wichtig, weil der Rest des Workflows nicht wissen muss, woher die Daten kommen. Einheitlichkeit ist das A und O der Automatisierung.
3. KI-gestützte Felder-Extraktion
Jetzt kommt der spannende Teil: Ein LLM (Large Language Model) – konkret läuft hier Google Gemini 2.5 Flash Lite über OpenRouter – extrahiert aus dem Mail-Text die gewünschten Felder.
Der Prompt, den die KI bekommt:
> Extrahiere aus dem folgenden Text die Felder Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Geburtsort. Falls ein Feld nicht gefunden wird, setze es auf einen leeren String.
Die KI gibt ein strukturiertes Ergebnis zurück:
json { "Vorname": "Max", "Nachname": "Mustermann", "Geburtsdatum": "01.01.1969", "Geburtsort": "Köln", "absender": "[email protected]", "betreff": "Meine Angaben" }
4. Die Prüf-Logik (Gutfall vs. Schlechtfall)
Nach der Extraktion kommt ein Code-Node, der die vier Felder überprüft:
javascript const felder = ['Vorname', 'Nachname', 'Geburtsdatum', 'Geburtsort']; const fehlend = felder.filter(f => !data[f]); const alleDa = fehlend.length === 0;
Das Ergebnis: Ist alles vollständig, oder fehlt etwas?
Anschließend erstellt der Workflow automatisch den passenden E-Mail-Text.
Gutfall (alle Felder da): > "Der Absender hat eine Mail mit dem Betreff 'Meine Angaben' geschickt. Alle Felder wurden ausgefüllt. Vorbildlich!"
Schlechtfall (Felder fehlen): > "Der Absender hat eine Mail geschickt. Es wurden zwar Vorname und Nachname ausgefüllt, aber es fehlen noch: Geburtsdatum, Geburtsort."
5. Man in the Loop – Die finale E-Mail
Die vorbereitete E-Mail wird an den menschlichen Entscheider gesendet (z.B. per HTTP-Request an einen SMTP-Dienst). Der Mensch bekommt also keine Rohdaten, sondern eine fertig formulierte E-Mail – er muss nur noch lesen, kurz prüfen, auf "Senden" klicken.
Gutfall
Schlechtfall
Ich habe den Workflow als JSON Objekt exportiert und unten angehangen.
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Warum N8N?
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